Managers in bedrijven van elke omvang moeten jongleren met verschillende operationele verantwoordelijkheden. Deze omvatten onder andere bedrijfsprocessen zoals supply chain management, klantrelatiebeheer en planning van productiemiddelen. Het is niet eenvoudig om al deze bedrijfscomponenten zelfstandig of handmatig af te handelen. Het toenemende gebruik van systemen als enterprise resource planning (ERP) is begrijpelijk. ERP-systemen alle bedrijfsafdelingen integreren, wat resulteert in meer gestroomlijnde workflows en besluitvormingsprocessen. Nu er meer tijd is, kunnen bedrijven zich concentreren op hun kerncapaciteiten.
Wat is ERP?
ERP is in de eerste plaats een programma dat interne checks and balances mogelijk maakt en tegelijkertijd de bedrijfsvoering stroomlijnt. Dit wordt bereikt met behulp van een gecentraliseerde database die informatie verzamelt van verschillende afdelingen, waaronder boekhouding, productie, supply chain management, verkoop en marketing (HR).
Elk bedrijf heeft taken die moeten worden voltooid, waaronder tal van belanghebbenden met verschillende verantwoordelijkheden. Het wordt echter een uitdaging wanneer de informatie die nodig is om procedures uit te voeren en belangrijke beslissingen te nemen, wordt verspreid over meerdere platforms. Of de informatie nu wordt bewaard in spreadsheets of in software voor bedrijfsbeheer, werknemers hebben hulp nodig bij het vinden ervan en hebben af en toe toegang nodig.
Het is buitengewoon uitdagend om iedereen op de hoogte te houden, gezien de verscheidenheid aan gegevensbronnen, en productiviteit en teamwerk lijden eronder, vooral als een bedrijf groeit. Werknemers hebben meer tijd nodig om naar documenten te zoeken en kunnen dubbel werk krijgen omdat er niemand is waar ze terecht kunnen voor de meest recente informatie over alle aspecten van de organisatie die voor hen relevant zijn.
Dit probleem wordt opgelost door een ERP-systeem, dat gegevens verzamelt in een enkele database om managers en medewerkers afdelingsoverschrijdend inzicht te geven. Bovendien elimineert het de problemen die voortkomen uit tegenstrijdige gegevensbronnen en stelt het hen in staat om verschillende scenario's te analyseren, manieren te vinden om processen te optimaliseren en aanzienlijke efficiëntievoordelen te bieden. Hierdoor worden de kosten verlaagd en zijn werknemers productiever omdat ze minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie.
Hoe werkt een ERP?
Enterprise Resource Planning-oplossingen maken vaak gebruik van een enkele database voor verschillende zakelijke taken om menselijke arbeid te elimineren en de huidige bedrijfsworkflows te stroomlijnen. Dashboards worden vaak gebruikt in ERP-systemen, waardoor gebruikers de efficiëntie en winstgevendheid kunnen bewaken door naar realtime gegevens in het hele bedrijf te kijken. Afhankelijk van het ERP-systeem dat u gebruikt, kan de oplossing rekening houden met voorraadniveaus, verzenddatums en andere factoren om te bepalen welk distributiecentrum een bestelling tijdig kan voltooien. Zonder een ERP zijn afdelingsgegevens gecompartimenteerd, wat de toegang tot het hele bedrijf bemoeilijkt. Met behulp van een enterprise resource planning-systeem kunnen verschillende afdelingen bedrijfsgegevens op één locatie delen en openen.
De belangrijkste kenmerken van ERP:
1. Boekhouding
Budgetten, projecties, het grootboek (GL), crediteuren (AP) en debiteuren (AR) zijn slechts enkele voorbeelden van financiële gegevens die kunnen worden bijgehouden, opgeslagen en geanalyseerd met behulp van ERP-boekhoudingsmogelijkheden (AR). Systemen kunnen complexe taken uitvoeren, zoals belastingadministratie, beheer van vaste activa, omzetverantwoording en afstemming van meerdere valuta's.
2. Klantrelatiebeheer (CRM)
Informatie over klantrelaties wordt aan de mix toegevoegd wanneer CRM-componenten worden geïntegreerd met ERP-systemen, waardoor het perspectief van het bedrijf wordt uitgebreid. Alle klantinformatie, inclusief contacten, bestelgeschiedenis, inkooporders en prospectstatus, wordt opgeslagen in een enkele, gemakkelijk toegankelijke database.
3. Verkoop en marketing
De mogelijkheid om te verkopen, upsellen, biedingen en kooporders te creëren, commissies te voorspellen, te beheren en cruciale informatie bij te houden, zoals winstmarges en ratio's, is een ander voordeel dat ERP-systemen met geïntegreerde CRM bieden aan marketing- en verkoopteams.
De mogelijkheid om meer leads te genereren, snel campagnes te ontwikkelen en te implementeren en klantactiviteiten tijdens de verkoopcyclus te volgen, kan voordelig zijn voor marketingteams.
4. Toeleveringsketenbeheer (SCM)
ERP-systemen bewaken inventaris, vraag, productieprocedures, logistiek en distributie om informatie te verzamelen over de effectiviteit van een bedrijf bij het beheer van de toeleveringsketen. Operations worden geoptimaliseerd door voorgestelde werkorders, transferorders en inkooporders verdeeld over verschillende sites in een volledig geautomatiseerde en gekoppelde toeleveringsketen.
Planning voor distributiemiddelen en voorraden kan profiteren van het gebruik van SCM-systemen. Realtime monitoring van de toeleveringsketen kan bedrijven helpen verkwistende regio's te vinden en voorraadbeheer en -controle te verbeteren.
5. Personeelszaken (HR)
De HR-component van een ERP-systeem fungeert als een uitgebreid platform voor het beheer van werknemers, inclusief tijdregistratie, salarisadministratie, werving en onboarding. Complexe HR-procedures, zoals belasting- en uitkeringsaftrek, kunnen worden geautomatiseerd met ERP-integratie, wat tijd, geld en menselijke fouten bespaart.
6. Automatisering
Salarisadministratie, orderverwerking, facturering, rapportage en andere repetitieve bedrijfsactiviteiten kunnen allemaal worden geautomatiseerd met behulp van een ERP-systeem. Automatisering versnelt de gegevensinvoer, vermindert het aantal fouten en maakt het personeel tijd vrij voor taken die meer waarde toevoegen.
Vanwege de aard van ERP-systemen is informatie die door één gebruiker wordt ingevoerd, toegankelijk voor alle gebruikers binnen het bedrijf. Dus wanneer bijvoorbeeld een specifieke SKU beschikbaar komt, kan een module voor voorraadbeheer direct een verzending en factuur initiëren. Dit resulteert in hogere inkomsten en verbeterde klanttevredenheid. Of, om hen te helpen bij het nemen van beslissingen, kunnen brancheleiders onmiddellijk de meest recente statistieken over cashflow en andere statistieken ontvangen.
7. Integratie
Gegevensbarrières kunnen inefficiëntie, gemiste kansen en operationele onenigheid op afdelingen veroorzaken. Het belangrijkste en misschien wel belangrijkste voordeel van ERP is de mogelijkheid om kritieke financiële, functionele en zakelijke gegevens vrijwel in realtime vanuit één enkel gezichtspunt binnen de organisatie te delen.
ERP-systemen bieden de middelen om business intelligence te creëren door deze gegevens te vertalen in rapporten en inzichten die een bedrijf onder meer kan gebruiken om middelen opnieuw toe te wijzen of nieuwe marktkansen te benutten.
8. Gegevensanalyse
Effectief gebruik van gegevens is altijd een topdoel voor CFO's en andere bedrijfsleiders. Werknemers kunnen nu dankzij data-analyse een breed scala aan gegevens verzamelen, die kunnen worden omgezet in bruikbare inzichten over nieuwe zakelijke vooruitzichten en hoe de huidige bedrijfsvoering kan worden verbeterd, kosten kunnen worden verlaagd, fraude kan worden opgespoord en de consument beter kan worden bediend.
Waarom is dit belangrijk?
Veel bedrijven zijn afhankelijk van ERP-technologieën (Enterprise Resource Planning) om te slagen. Enterprise Resource Planning (ERP) is de naam die wordt gegeven aan de software en systemen die worden gebruikt voor het plannen, coördineren en beheren van alle vitale productie-, financiële, supply chain- en andere bedrijfsprocessen. ERP kan de bedrijfsvoering vereenvoudigen door boekhouding, marketing, projectbeheer, klantrelatiebeheer, risicobeheer en supply chain management te automatiseren. Terwijl een bedrijf een enkele ERP-toepassing kan gebruiken, stroomlijnt het hebben van een volledige suite van ERP-systemen processen, verbindt elk bedrijfsonderdeel en maakt verbeterde gegevensverzameling en communicatie mogelijk. De ERP-systemen van vandaag breiden de activiteiten uit door samenwerking en digitale oplossingen mogelijk te maken om effectief te communiceren met partners buiten het bedrijf, zoals klanten, leveranciers, financiële instellingen, enz. Hoewel elk bedrijf de waarde van deze technologie anders zal zien. Hieronder volgen enkele kritieke, allesomvattende voordelen die ERP biedt:
1. Realtime informatie en verbeterde rapportage
Een van de belangrijkste voordelen van ERP is dat het functioneert als een vitale datahub. Een enkele bron van waarheid en de zichtbaarheid die u nodig hebt om betere beslissingen te nemen, wordt geboden door een centrale locatie waar u gegevens van uw activiteiten kunt verzamelen, opslaan en analyseren met behulp van een ERP-systeem. Die gecentraliseerde gegevens stellen een organisatie in staat om real-time informatie te verkrijgen en meer bruikbare rapporten te produceren. Men kan operaties van verschillende divisies vergelijken en dagelijks bedrijfsvariabelen zoals voorraadniveaus controleren om kapitaal beter te beheren zonder dat er talloze spreadsheets of gegevensbronnen nodig zijn. Door technologische doorbraken worden gegevens gecombineerd met geavanceerde AI-systemen om analytische rapportage te verbeteren en zelfs op verzoek inzicht te geven via spraakopdrachten. Data is het nieuwe goud.
2. Cloudtoegankelijkheid
Hoewel er opties zijn voor on-premise ERP-systemen, cloud ERP-software is onlangs populair geworden. Mobiliteit, een vermindering van de werkdruk voor IT-personeel en toegewijde gegevensbeveiliging zijn enkele van de belangrijkste voordelen van cloud-ERP. Zolang u een internetverbinding heeft en een ERP-oplossing die in de cloud wordt gehost, kunt u een mobiel apparaat gebruiken om overal toegang te krijgen tot het systeem. Hierdoor kan het werk sneller worden afgerond zonder de aanwezigheid van teamleden.
3. Betere klantenservice
Klantinformatie vormt een onderdeel van de gegevens die ERP als centrale hub fungeert. Meerdere afdelingen kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot en samenwerken aan de eisen van klanten wanneer klantgegevens centraal worden opgeslagen, wat resulteert in snellere reactietijden, grotere ordernauwkeurigheid en verbeterde levertijden. In plaats van spreadsheets bij te houden, kan het verkooppersoneel zich concentreren op het ontwikkelen van relaties met klanten en kunnen marketeers klantgerichte advertentiecampagnes ontwerpen.
4. Verhoogde efficiëntie
Het automatiseren van handmatige en routinematige taken is een van de belangrijkste voordelen van ERP voor bedrijven. Werknemers kunnen zich nu concentreren op dingen die meer geld opleveren, en het helpt ook om routinematige bedrijfsprocedures te standaardiseren. Verbeterde vraagprognoses, minder knelpunten in de productie, kortere doorlooptijden, een responsievere en transparantere toeleveringsketen en bedrijfsgroei zijn allemaal voordelen van hogere efficiëntie.
5. Flexibiliteit
Het aanpassingsvermogen van de huidige ERP-systemen is een kenmerk dat veel gebruikers waarderen. Applicaties in modulaire opbouw worden alleen of als complete suite gebruikt. Zonder iets te hoeven kopen dat het niet nodig heeft, kan een bedrijf de beste applicaties kiezen die aan zijn behoeften voldoen. Bedrijven kunnen dankzij deze flexibiliteit de omvangrijke methoden die ze hebben gebruikt, elimineren.
Vraag een demo aan
Wil je meer informatie?
Oplossingen
