ERP-software is een van de meest gecompliceerde softwaresystemen binnen een bedrijf, maar ook een van de meest voordelige.
Succesvolle ERP-installaties brengen een verscheidenheid aan verbonden technologieën samen waarmee organisaties activiteiten kunnen stroomlijnen en automatiseren, wat resulteert in één enkele bron van waarheid in het hele bedrijf.
Het ERP-adoptieproces wordt geplaagd door risico's zoals onnauwkeurige gegevensoverdracht en een gebrek aan training van eindgebruikers. Als gevolg hiervan vereist het succesvol implementeren van ERP-systemen afstemming, grondige planning en cross-functionele samenwerking.
In dit artikel bekijken we hoe bedrijven de kritieke risico's van grootschalige software-installaties effectief kunnen vermijden door een gestandaardiseerde methodologie te implementeren tijdens het planningsproces van de ERP-implementatie.
Wat is ERP?
Hoewel veel mensen ERP verwarren met louter boekhoudsoftware, is het veel meer dan afschrijvingen, bijschrijvingen en journaalboekingen.
Simpel gezegd, ERP is een softwaretoepassing die al uw zakelijke activiteiten of transacties integreert (of verbindt) in één enkele softwaretoepassing. Een enkel systeem beheert elk aspect van de fabrieksvloer, het magazijn, de boekhoudafdeling, de klantenservice of het directiekantoor.
ERP-systemen (die vaak 'kern'-boekhoudsoftware en een grootboek bevatten) integreren doorgaans voorraad- en toeleveringsketenbeheer, orderverwerking en inkoop, klantrelatiebeheer, productie, financiële rapportage en boekhouding, en andere.
Wat is ERP-implementatie?
Een ERP-systeem integreert verschillende bedrijfsprocessen, zoals financiën, personeelszaken, verkoop en productie, om voordelen te bieden zoals verhoogde productiviteit en efficiëntie. De methode van het ontwerpen, opzetten en implementeren van een ERP-systeem wordt ERP-implementatie genoemd. Omdat een ERP-systeem verschillende taken ondersteunt en automatiseert, duurt het proces vaak enkele maanden en is het geavanceerd.
Om een succesvolle installatie te garanderen, moet het bedrijf eerst zorgvuldig zijn behoeften analyseren, bepalen hoe de operaties moeten worden gereorganiseerd om het systeem te accommoderen, het ERP-systeem configureren om die processen te ondersteunen en het vervolgens goed testen voordat het wordt gedistribueerd naar gebruikers. Een goede voorbereiding en een gefaseerde uitvoeringstechniek zijn essentieel om al die taken op tijd af te ronden.
Wat is de beste implementatiemethode?
De twee meest voorkomende strategieën zijn big bang ERP-adoptie en gefaseerde ERP-adoptie.
Uw complete systeem gaat online met "big bang" ERP, en iedereen in ons bedrijf stapt gelijktijdig over. Kortom, je brengt alle modules van alle afdelingen tegelijkertijd online. Deze methode kan het ERP-implementatieschema verkorten, maar het kan ook leiden tot grotere onderbrekingen van de normale bedrijfsvoering en een extra belasting voor het personeel.
Bij een gefaseerde strategie daarentegen wordt het ERP-systeem geleidelijk ingevoerd, vaak per module of per functiegebied. Dit implementatieproces, ook wel 'land en uitbreiding' genoemd, zal langer duren omdat de elementen in de loop van de tijd geleidelijk worden geïntroduceerd. Deze strategie kan intern personeel helpen risico's en angst te verminderen.
Beide benaderingen van ERP-implementatie hebben voor- en nadelen. Uw technologiepartnerteam kan u helpen bij het ontwikkelen van de optimale implementatiestrategie voor uw specifieke omstandigheden.
Wat zijn de zes fasen van ERP-implementatie?
1. Ontdekken en plannen
Wat is precies de eerste fase van ERP-implementatie? Deze fase omvat systeemonderzoek en -selectie, het vormen van een projectteam en het specificeren van uitgebreide systeemvereisten.
Het projectteam zal verantwoordelijk zijn voor verschillende uitvoeringstaken, zoals het uitbrengen van het projectplan en de doeldata, het toewijzen van de juiste middelen, het nemen van product- en ontwerpbeslissingen en het dagelijkse projectbeheer.
Een van de eerste doelstellingen van het team zal zijn om een grondig inzicht te krijgen in de huidige problemen, zoals inefficiënties in processen en ERP-systeemvereisten. Stel dat het bedrijf al een ERP-businesscase heeft opgesteld. Het kan brede zakelijke zorgen en implementatiedoelen hebben gespecificeerd, zoals een snellere financiële afsluiting, verbeterd operationeel inzicht of voorbereiding op een IPO. Deze kunnen leiden tot uitgebreidere studie, inclusief documentatie van huidige routines en geconcentreerde systeemontwikkeling.
Tijdens deze fase kan het team een ERP-systeem kiezen en kopen wanneer het bedrijf een duidelijk beeld krijgt van zijn behoeften. Een cruciale beslissing is of u een on-premises of cloudgebaseerde ERP-oplossing wilt gebruiken. U koopt en installeert hardware en software in het datacenter van uw organisatie voor een on-premises oplossing. Aan de andere kant wordt op de cloud gebaseerde ERP vaak geleverd als een abonnementsservice die toegankelijk is via internet, waardoor het gemakkelijker te implementeren is en er minder interne IT-expertise nodig is.
. Ontwerp
In de ontwerpfase wordt een gedetailleerd ontwerp voor het nieuwe ERP-systeem ontwikkeld op basis van precieze vereisten en inzicht in de huidige workflows. Deze fase omvat het creëren van nieuwe, efficiëntere workflows en andere bedrijfsprocessen die het systeem gebruiken. Gebruikers zouden in de ontwerpfase moeten worden beïnvloed, omdat zij het meest gedetailleerde inzicht hebben in de huidige bedrijfsprocessen. Het betrekken van hen bij het ontwerpproces helpt ook om ervoor te zorgen dat ze het nieuwe systeem accepteren en gebruiken.
3. Ontwikkeling
Nadat duidelijke ontwerpcriteria zijn vastgesteld, kan de ontwikkelingsfase beginnen. In deze fase wordt de software ingesteld en, indien nodig, aangepast aan de herziene procedures. Het kan ook gaan om het tot stand brengen van integratie met andere bedrijfssystemen in het bedrijf die het ERP-systeem niet zal vervangen. Het bedrijf moet de vereiste hard- en software installeren als u een on-premises ERP-systeem gebruikt.
Samen met de softwareontwikkeling moet het team trainingsmateriaal maken om gebruikers te helpen zich aan het nieuwe systeem aan te passen. Het moet ook beginnen met het plannen van gegevensmigratie, wat ingewikkeld kan zijn omdat het vaak gegevens moet extraheren, verwerken en laden van talloze systemen, die elk verschillende formaten kunnen gebruiken en dubbele of inconsistente informatie kunnen bevatten.
4. Testen
Testen en ontwikkelen kunnen tegelijkertijd plaatsvinden. Het projectteam kan bijvoorbeeld specifieke modules en functies testen, vervolgens reparaties of aanpassingen ontwerpen, afhankelijk van de resultaten, en opnieuw testen. Het kan ook zijn dat de ene ERP-module wordt uitgeprobeerd terwijl een andere nog in ontwikkeling is. De eerste tests van de fundamentele werking van de software moeten worden gevolgd door een grondige test van de volledige mogelijkheden, inclusief het toestaan van bepaalde werknemers om het systeem te testen voor al hun dagelijkse taken. Deze stap omvat ook het testen van de overgedragen gegevens en basistraining voor eindgebruikers.
5. Implementatie
Je hebt naar deze fase toegewerkt sinds de lancering van het systeem. Wees voorbereid op problemen, want er kunnen veel bewegende stukken zijn en wat verward personeel, ondanks je beste pogingen om ze voor te bereiden op de overgang. Het projectteam moet klaar staan om vragen te beantwoorden, gebruikers te helpen het systeem te begrijpen en ernaar te streven eventuele problemen op te lossen. Indien nodig moet uw implementatiepartner u kunnen helpen bij problemen. Gebruikers hebben mogelijk tijd nodig om zich aan het systeem aan te passen en de verwachte productiviteitsstijgingen te behalen.
6. Ondersteuning en updates
Na de implementatie helpt het koesteren van uw ERP-project om gebruikers tevreden te houden en garandeert het dat de organisatie de verwachte resultaten behaalt. In deze fase blijft het projectteam de regie voeren ERP systeem, maar de aandacht zal uitgaan naar het luisteren naar feedback van gebruikers en het systeem dienovereenkomstig aanpassen. Naarmate er nieuwe functies worden geïntroduceerd, is verdere ontwikkeling en configuratie vereist. Nieuwe medewerkers worden getraind in het systeem.
Waarom maakt het uit?
Meerdere bedrijfsfuncties in een onderneming nemen beslissingen die de organisatie op elk moment beïnvloeden. ERP maakt gecentraliseerd beheer van alle bedrijfsdivisies en -activiteiten mogelijk.
ERP is een informatiemagazijn en een enkele bron van waarheid voor de organisatie. Het vereenvoudigt het leven van besluitvormers en laat afdelingsmanagers vertrouwen op gegevens om kritieke zakelijke beslissingen te nemen.
Hier zijn redenen waarom ERP-implementatie van cruciaal belang is voor uw bedrijf.
1. Gedetailleerde analyses
Omdat ERP een gecentraliseerde database is, biedt het ook rapportagemogelijkheden. Het registreert elke activiteit van de gebruikers en helpt bedrijfsleiders bij het nemen van beslissingen die de bedrijfsfunctionaliteit kunnen verbeteren. Het maken van rapporten zonder een ERP kan vele dagen of weken duren. Historische rapporten helpen in kaart te brengen wat bedrijven mogelijk over het hoofd zien bij realtime monitoring. Een organisatie kan rapporten ontwikkelen voor elke bedrijfsfunctie en diep gaan om een beter begrip te krijgen, van financiën tot voorraadbeheer.
2. Verhoog de ROI
Organisaties die ERP voor het eerst gebruiken, denken misschien dat het duur zal zijn. Nadat het bedrijf echter de ontzagfase voorbij is, zal het waarde zien in zijn ERP-investeringen. ERP verbindt alle kritieke applicaties van een organisatie. Werknemers kunnen ERP gebruiken als een enkele bron van waarheid in plaats van te navigeren tussen verschillende apps voor informatie. Werknemers hebben slechts toegang tot één applicatie, wat de trainingskosten verlaagt, tijd bespaart en meer zichtbaarheid geeft.
3. Verbeterde prestaties van medewerkers
Werknemers worden ingezet om hun werk uit te voeren en hun opdrachten uit te voeren. Ze moeten echter administratieve verantwoordelijkheden vervullen om procescompliance en gegevensintegriteit te garanderen. Het beïnvloedt hun prestaties omdat het grootste deel van hun tijd wordt besteed aan administratieve taken. Het ondermijnt het moreel van het personeel en weerhoudt hen ervan hun taken uit te voeren. De juiste ERP-oplossing kan u helpen bij het automatiseren van repetitieve handelingen en het personeel in staat stellen hun werk in minder tijd te voltooien.
Vraag een demo aan
Wil je meer informatie?
Oplossingen
