Andere factoren, zoals verschillende overeenkomsten, kunnen ook problematisch zijn, samen met verschillende factureringsopties. Zorg ervoor dat niets onnauwkeurig is of een probleem veroorzaakt. Er moet rekening worden gehouden met tal van factoren en u moet ervoor zorgen dat alle taken snel en correct worden voltooid.
U hebt misschien een handige digitale tool nodig om dingen te organiseren, maar hoe kunt u technologie in uw voordeel laten werken en hoe kan het uw bedrijf helpen? Laten we eens kijken naar de belangrijkste categorieën boekhoudsoftware en -hulpmiddelen voor externe logistieke dienstverleners en hoe u digitale oplossingen kunt gebruiken om factureringsproblemen op te lossen.
Wat is 3PL?
Als u eigenaar bent van een winkel, is orderafhandeling cruciaal voor de bedrijfsvoering van uw bedrijf. U zou kunnen ontdekken dat het intern verwerken van klantorders niet langer praktisch is naarmate uw bedrijf groeit.
Logistiek van derden kan daarbij helpen. Met behulp van 3PL Billing en Invoicing kan een bedrijf de operationele logistiek uitbesteden, van magazijn tot distributie, zodat u tijd overhoudt om zich te concentreren op andere aspecten van uw organisatie.
Er is een breed scala aan diensten die externe logistieke dienstverleners aanbieden met betrekking tot supply chain-logistiek. Logistiek, opslag, picken, verpakken, voorraadplanning, orderverwerking, verzending en logistieke diensten zijn allemaal inbegrepen.
De term 'logistiek van derden' is misschien niet gebruikt, maar in de jaren zeventig en tachtig begonnen bedrijven hun inkomende en uitgaande logistieke behoeften uit te besteden aan externe partijen.
De term "3PL" is gemeengoed geworden door de ontwikkeling en uitbreiding van e-commerce in de jaren 1990 en 2000, en 3PL's hebben de reikwijdte van hun aanbod vergroot. Logistiek van derden is de term die wordt gebruikt om de geïntegreerde toeleveringsketen van magazijnactiviteiten en transportdiensten te beschrijven.
3PL-facturering
- Een overeenkomst ondertekenen. U moet met de klant een factureringsovereenkomst sluiten waarin alle details zijn opgenomen, waaronder de frequentie van facturering, de te verlenen diensten, prijzen, speciale voorwaarden en betalingsopties. Raadpleeg sectie 7 van het Uniform Commercial Code voor informatie over uw wettelijke rechten en plichten. U kunt ook industrienormen opzoeken voor contractvoorwaarden en factureringsprocedures van de International Warehouse Logistics Association (IWLA).
- Gegevensverzameling voor transacties. Na het voltooien van de services die in het contract zijn beschreven, verzamelt u gegevens over alle acties die met betrekking tot die klant zijn ondernomen, zoals tijd- en arbeidsrapporten, werkorders, ontvangstbewijzen voor aankopen, orderuitvoeringsrapporten, leveringsrapporten, enzovoort. Diensten met toegevoegde waarde horen er zeker bij als je ze aanbiedt.
- Berekening. Op basis van de facturatieafspraken bepaal je welke diensten gefactureerd moeten worden en hoeveel je in rekening brengt. Sommige services, zoals opslag, worden mogelijk maandelijks gefactureerd; andere (zoals kiezen en verpakken) worden vaak per item gefactureerd.
- Factuur schrijven en opsturen. Tot slot geeft u uw klant een factuur met een overzicht van alle kosten.
Belangrijkste 3PL Facturerings- en factureringsproblemen
1. Gebrek aan zichtbaarheid voor de consument
– Klanten vragen vaak: "Waarom zijn we hiervoor in rekening gebracht?" of "Waar is deze rekening precies voor?" Klanten moeten begrijpen wat ze kopen. U kunt uw tariefoffertes niet adequaat deconstrueren, de nodige informatie verstrekken of zelfs de juistheid van de statistieken certificeren als uw facturering handmatig of met verouderde technologieën gebeurt. Wat zou het een wondere wereld zijn als u niet elk regelitem op de factuur hoefde te verifiëren en toe te lichten!
2. Onsamenhangende informatie
– Dagelijks worden veel handelingen in magazijnen uitgevoerd. Als u geen directe link hebt tussen uw magazijnbeheer en factureringsprocessen om elke afzonderlijke activiteit te controleren en te documenteren, is de kans groter dat u iets over het hoofd ziet. Natuurlijk zijn niet-gefactureerde operaties die onopgemerkt blijven. Je wilt toch geen geld verliezen? Nee, want dat betekent gederfde inkomsten.
3. Tijdvertragingen
– In verband met de eerdere problemen is vertraagde facturering een irritant maar veel voorkomend verschijnsel. In deze situatie is precisie vereist en niet alleen een deugd. U kunt uw betrouwbaarheid bewijzen en het vertrouwen en de medewerking van uw klanten verdienen door de juiste rekeningen op de juiste tijdstippen aan uw klanten te bezorgen.
4. Menselijke fouten
– Welnu, in het licht van alle problemen die we hebben beschreven met facturering, zou dit probleem nogal duidelijk moeten zijn. De kans op fouten is te groot als berekeningen worden uitgevoerd in Excel-spreadsheets of op papier. Als gevolg hiervan verliest u geld als u te weinig rekent, of de consument is niet tevreden met de extra kosten. Bovendien kost uw boekhouding extra tijd omdat de documentatie moet worden gecorrigeerd en herschreven.
5. Afwijkende klantovereenkomsten
– Omdat iedere consument uniek is, is het vaak nodig om maatwerk te leveren om ze te winnen van je concurrenten. Dit leidt tot het aanbieden van specifieke prijzen, het maken van unieke arrangementen en het promoten van exclusieve kortingen, maar het creëert ook complexiteit bij het maken van gepersonaliseerde facturen.
Hoe u uw 3PL-facturatie- en facturatiebeheer kunt verbeteren:
1. Automatiseer de facturering van uw 3PL-klanten
Uw 3PL-factureringsbeheeractiviteiten kunnen worden geautomatiseerd om menselijke interacties verder te elimineren. De volgende stap is het ontwikkelen van regelsets om automatisch toe te staan 3PL-klantfacturering zodra uw verzendsystemen zijn gekoppeld en uw gegevens zijn verzameld en gestandaardiseerd in uw pakkettracking en business intelligence (BI) platform.
Niet alle 3PL's zijn identiek wat betreft facturatieadministratie en facturatieprocedures. Elk bedrijf heeft verschillende vervoerders, tariefplannen, klantovereenkomsten en kortingen vanwege hun unieke zakelijke vereisten, waardoor de complexiteit van het factureringsproces voor klanten toeneemt.
Daarom is het cruciaal om een logistieke analysetool te hebben die een oneindig aantal regelsets kan verwerken en snel miljoenen records kan ontleden.
Door hun verschillende bedrijfssystemen te integreren, kunnen 3PL's hun logistieke analysetool beter gebruiken om klantfacturen te genereren en betalingen effectief af te handelen door gegevens automatisch terug te sturen naar het doelsysteem.
2. Breng uw verzendtechnologiestapel bij elkaar.
Volledige systeemintegratie in uw technische stapel voor pakketverzendingen is de eerste stap naar het verbeteren van 3PL-pakketanalyse- en factureringsprocessen. Om bedrijfskritieke gegevens te benutten, moet elk systeem dat u gebruikt om pakketten te bezorgen, worden gekoppeld en gegevens verstrekken aan uw pakketanalyse en BI-platform.
Een solide pakketanalysesysteem gebruiken dat één enkele waarheidsbron biedt en datagestuurde besluitvorming mogelijk maakt door gegevensvelden in kaart te brengen en regelmatig volledige verzendgegevens te importeren.
Het aggregeren en standaardiseren van uw gegevens is de volgende fase in de integratie van de pakketbezorgtechnologie. Veld- of kolomnamen in gegevens die zijn opgeslagen in TMS-, WMS-, OMS- en dragersystemen komen vaak niet overeen. Een accountnaam in het ene bestand kan in een ander bestand een klantnaam worden genoemd. Tenzij u een oplossing gebruikt die de gegevens bij het importeren kan normaliseren, zullen niet-standaard velden in de gegevens enorme uitdagingen met betrekking tot begrip en analyse veroorzaken.
Het is cruciaal om een pakketanalyse- en business intelligence-platform te kiezen dat gegevens in verschillende vormen kan accepteren en die gegevens automatisch kan wijzigen tijdens het importeren.
Traditionele pakketanalysetechnologieën hebben vaak een rigide gegevensimportformaat nodig, waardoor de verantwoordelijkheid voor het handmatig bijwerken van die gegevens bij een human resource komt te liggen. De kleinste ondernemingen vinden dit inefficiënt en tijdrovend, maar voor grote verladers en 3PL's zorgen menselijke interfaces al snel voor knelpunten en problemen in het verzendsysteem. Om de productiviteit te verhogen en het aantal menselijke contactpunten te verminderen, moet u ervoor zorgen dat u geavanceerde analyses gebruikt die gegevens uit verschillende bronnen en indelingen kunnen opnemen.
Voordelen van het gebruik van 3PL-facturering en facturering
Een 3PL-leverancier kan worden gebruikt met verschillende voordelen. Het belangrijkste voordeel is dat u, door deze activiteiten uit te besteden, u kunt concentreren op de groei van de verkoop, marketing en productlijn van uw bedrijf. U heeft extra middelen en tijd na het uitbesteden van 3PL. Hier zijn een paar andere voordelen:
- Verbeter de klantervaring door te voldoen aan hun verwachtingen voor regelmatige leveringen de volgende dag of dezelfde dag. Omdat je toegang hebt tot het uitgebreide distributienetwerk van de 3PL, kun je zorgen voor een snelle levering, ongeacht waar de bestelling naartoe wordt gestuurd.
- Bespaar geld op kosten. Zonder uw eigen ruimte en medewerkers te beheren, kan dit aanzienlijke kostenbesparingen opleveren als het gaat om opslag. Bovendien kunnen bedrijven die effectieve voorraadprognoses bieden u helpen bij het maximaliseren van uw voorraadniveaus en het verminderen van de kosten van het voorhanden houden van goederen.
- Trap omhoog of omlaag als dat nodig is. Voor de meeste ondernemingen varieert de vraag gedurende het jaar. U kunt pieken en dalen efficiënter beheersen door een 3PL te gebruiken in plaats van onnodige kapitaalverplichtingen aan te gaan.
Vraag een demo aan
Wil je meer informatie?
Oplossingen
